Microsoft SharePoint

Embora seja extremamente útil para as organizações – em especial com as mudanças trazidas pela pandemia -, o Microsoft SharePoint ainda é um “poder” desconhecido por muitas empresas. Na prática, a plataforma tem muito a agregar ao seu negócio!

o que é o SharePoint?

O SharePoint é um sistema de gerenciamento de conteúdo e colaboração desenvolvido pela Microsoft. Ele permite que as empresas criem sites para compartilhar informações e colaborar em projetos em tempo real, além de fornecer recursos para gerenciamento de documentos, controle de versões, fluxo de trabalho, pesquisa e outras funcionalidades importantes.

Com o SharePoint, as empresas podem centralizar o acesso a informações importantes em um único lugar, facilitando o compartilhamento e a colaboração entre equipes e departamentos. Ele também permite que os usuários acessem informações em qualquer lugar e a qualquer momento, por meio de dispositivos móveis, o que é especialmente útil para empresas com funcionários remotos ou que trabalham em campo.

O SharePoint é amplamente utilizado por empresas de todos os tamanhos em todo o mundo, desde pequenas empresas até grandes corporações, e é integrado com outros produtos da Microsoft, como o Office 365 e o Dynamics 365, para fornecer uma solução completa para gerenciamento de conteúdo e colaboração empresarial.

Veja as aplicações mais importantes do SharePoint

Gerenciamento de todo o conteúdo corporativo;

Criação de sites;

Construção de aplicativos personalizados que podem ajudar a aumentar a eficiência e a produtividade da equipe.

Criação de processos para automatizar tarefas corriqueiras (como fluxos de trabalho);

Criação de intranets na empresa, mantendo os usuários informados sobre tudo o que acontece no negócio;

Quais são os benefícios da solução?

Abrangente, o SharePoint promove mais produtividade e visibilidade para profissionais de todos os setores, em empresas de todos os portes. De fato, seus recursos são centrados em uma experiência de colaboração que permite o compartilhamento seguro de informações, além do gerenciamento de conteúdo e dos fluxos de trabalho.

É interessante apontar, ainda, que a utilização e a manutenção do conteúdo são fáceis e simplificadas, tendo em vista que não exigem conhecimentos em nenhuma linguagem de programação.

Nessa perspectiva, há várias maneiras distintas de utilizar a plataforma nas empresas para potencializar a produtividade e o retorno sobre o investimento:

Compartilhamento simples e colaboração fácil: compartilhe arquivos, dados, notícias e recursos. Como as páginas podem ser partilhadas entre os usuários, aqueles pertencentes a um mesmo setor podem trabalhar de forma conjunta em projetos. Vale lembrar que os dados podem ser acessados via desktop ou dispositivos móveis (pelo aplicativo). O sistema de sincronização atualiza todas as modificações em tempo real, desde que o aparelho esteja conectado à internet.

Aumento do engajamento e da comunicação: o SharePoint aumenta a eficiência organizacional ao compartilhar aplicativos e recursos comuns em portais. Promovendo o envolvimento de todo o time com tarefas reunidas em um mesmo ambiente, a ferramenta possibilita manter os colaboradores atualizados sobre notícias e atualizações internas, além de permitir a localização rápida de informações para facilitar o trabalho e a tomada de decisões.

Reunião do conhecimento coletivo: o gerenciamento avançado de conteúdo do SharePoint faz com que a organização maximize a velocidade do conhecimento;

Otimização dos processos corporativos: acelere a produtividade transformando processos, desde tarefas simples até fluxos de trabalho operacionais complexos. Com os recursos, é possível criar e delegar tarefas para os responsáveis, além de habilitar permissões de acesso. Construa aplicativos, formulários e fluxos de trabalho diversos para aumentar a qualidade das entregas do time.

E quanto às principais funcionalidades?

Se você chegou até aqui, já conhece as vantagens do SharePoint e seus principais recursos no ambiente empresarial. Vale a pena ressaltar, entretanto, as funcionalidades mais importantes de forma direta.

Nesse sentido, podemos dizer que as ferramentas-chave são:

Intranet: trata-se de um ambiente de comunicação online restrito à sua companhia, visando promover interações rápidas e inteligentes;

Sites para grupos: crie um local na intranet dedicado a um projeto, equipe, departamento ou divisão;

Gerenciamento de conteúdo: gerencie arquivos, colete e rastreie dados. O SharePoint também conta com recursos para manter todos atualizados acerca de notícias institucionais, tarefas e prazos;

Automação de processos: promova experiências digitais avançadas com formulários e fluxos de trabalho personalizados, além de otimizar processos de rotina.

Afinal, o SharePoint é mesmo seguro?

Sim! A plataforma conta com vários recursos de segurança integrados, tais como a capacidade de limitar os usuários externos que podem visualizar seu conteúdo, as permissões de acesso para definir os colaboradores que podem acessar diferentes funcionalidades e a criação de políticas para permitir ou bloquear determinados comportamentos do usuário.

SharePoint Online: o que é e como funciona a versão?

Quando o assunto é a plataforma em questão, esta é mais uma dúvida bastante frequente: o que é o chamado SharePoint Online? No que ele se diferencia das outras versões?

Pois bem: trata-se de um serviço baseado em nuvem e hospedado pela Microsoft. Nesse caso, a empresa assina a versão online do SharePoint ou um plano Microsoft 365 ao invés de instalar o SharePoint Server localmente.

Conclusão

Adaptado para negócios de todos os portes, o SharePoint tem como grande benefício integrar todas as informações da empresa, disponibilizando os documentos em um único local. Dessa forma, os dados ficam a uma busca rápida de distância sempre que necessário.

Vale reforçar, ainda, que a plataforma concede mobilidade, uma característica essencial para o momento – principalmente quando consideramos que a tendência dos modelos de trabalho híbrido e remoto veio para ficar. Outra vantagem de destaque é seu viés altamente personalizável às necessidades de cada organização, ampliando os benefícios da sua adoção.

Esperamos que este conteúdo tenha esclarecido suas dúvidas! Quer saber mais sobre as aplicações do SharePoint e seus impactos positivos para a realidade da sua empresa?